Elektronische Kommunikation

mit der Verwaltungsgemeinschaft „Schlotheim“

nach § 3a Thüringer Verwaltungsverfahrensgesetz (ThürVwVfG)

„(1) Die Übermittlung elektronischer Dokumente ist zulässig, soweit der Empfänger hierfür einen Zugang eröffnet.

(2) Eine durch Rechtsvorschrift angeordnete Schriftform kann, soweit nicht durch Rechtsvorschrift etwas anderes bestimmt ist, durch die elektronische Form ersetzt werden. In diesem Fall ist das elektronische Dokument mit einer qualifizierten elektronischen Signatur (§ 2 Nr. 3 des Signaturgesetzes – SigG – vom 16. Mai 2001 – BGBl. I S. 876 – in der jeweils geltenden Fassung) zu versehen. Die Signierung mit einem Pseudonym, das die Identifizierung der Person des Signaturschlüssel-Inhabers (§ 2 Nr. 9 SigG) nicht ermöglicht, ist nicht zulässig.

(3) Ist ein der Behörde übermitteltes Dokument für sie zur Bearbeitung nicht geeignet, teilt sie dies dem Absender unter Angabe der für sie geltenden technischen Rahmenbedingungen unverzüglich mit. Macht ein Empfänger geltend, er könne das von der Behörde übermittelte elektronische Dokument nicht bearbeiten, hat sie es ihm erneut in einem geeigneten elektronischen Format oder als Schriftstück zu übermitteln.“

Mit den nachfolgenden Regeln bestimmt die Verwaltungsgemeinschaft „Schlotheim“ die Grundsätze für die elektronische Kommunikation mit der Verwaltung.

1. Zugangseröffnung für die elektronische Kommunikation zur Umsetzung der EU-Dienstleistungsrichtlinie (EU-DLR)

Im Rahmen der Umsetzung der EU-DLR (EU-Dienstleistungsrichtlinie) bietet die Verwaltungsgemeinschaft „Schlotheim“ ab 29.12.2009 die Möglichkeit zur elektronischen Kommunikation mit der Verwaltung über den Thüringer Einheitlichen Ansprechpartner (EA oder EAP) / die Thüringer Einheitliche Stelle (ES) an, die von den IHKs und HWKs vorgehalten werden.

Nähere Informationen finden Sie auch unter https://www.thueringen.de/th11/ea/

oder https://www.thueringen.de/th11/ea/thea/index.aspx.

Die VG Schlotheim eröffnet ihren Zugang für eine elektronische Kommunikation nach Maßgabe der folgenden Bedingungen, welche nur für die Kommunikation mit der VG Schlotheim und nicht für Dritte (verlinkte Einrichtungen, andere Behörden usw.) gelten.

2.  Für alle anderen elektronischen Zugänge der Verwaltungsgemeinschaft Schlotheim wird der Zugang gemäß § 3a (1) ThürVwVfG (Thüringer Verwaltungsverfahrensgesetz) ausdrücklich nicht eröffnet.

 

3. Grundsätze der elektronischen Kommunikation
3.1. Formfreie Kommunikation

Für eine formfreie Kommunikation (hier ist eine eigenhändige Unterschrift nicht zwingend vorgeschrieben) wurde folgende E-Mail-Adresse eingerichtet:

post@vg-schlotheim.de

Für allgemeine Anfragen, Hinweise, Terminwünsche und Auskunftsersuchen können Sie die auf der Kontaktseite unserer Internetpräsentation veröffentlichten E-Mail-Adressen der Verwaltungsgemeinschaft Schlotheim nutzen.

3.2. Formgebundene Kommunikation

Für eine formgebundene Kommunikation gemäß § 126a Bürgerliches Gesetzbuch -BGB- (hier ist Ihre eigenhändige Unterschrift gesetzlich vorgeschrieben) i.V.m. § 3a ThürVwVfG muss das Dokument mit einer qualifizierten elektronischen Signatur gemäß § 2 Absatz 3 Signaturgesetz vom 16. Mai 2001 (BGBl. I S. 876), zuletzt geändert durch Artikel 4 des Gesetzes vom 17. Juli 2009 (BGBl. I S. 2091) versehen werden.

Voraussetzung für eine weitere Bearbeitung ist, dass die zugesendeten elektronischen Dokumente den vollständigen Namen und eine zustellfähige postalische Absenderadresse enthalten. Soll per E-Mail rechtsverbindlich mit der VG Schlotheim kommuniziert werden, so sind die signierten und verschlüsselten E-Mails ausschließlich an die Einheitliche Stelle / den Einheitlichen Ansprechpartner im Lande Thüringen zu richten.  https://www.thueringen.de/th11/ea/

3.3. Formate

Sollen Dateien an die Verwaltung übertragen oder gesendet werden, so ist zu beachten,dass nicht alle Dateiformate und Anwendungen unterstützt werden. Folgende Dateiformate können derzeit verarbeitet werden:

  • Adobe Reader ab Version 3.0 (.pdf)
  • Rich Text Format (.rtf)
  • Microsoft Word ab 97 (.doc)
  • Tagged Image Format (.tif)
  • Joint Photographic Experts Group (.jpeg, .jpg)

In allen zulässigen Formaten dürfen keine automatisierten Abläufe oder Programmierungen (sogenannte Makros) verwendet werden. Bei der Verwendung abweichender Dateiformate oder Dateien mit Makros kann Ihr Dokument nicht entgegengenommen und verarbeitet werden.

Sollten die der VG Schlotheim über den EA (Einheitlichen Ansprechpartner) / ES (Einheitliche Stelle) übersandten Dokumente nicht lesbar sein, ein nicht zugelassenes Dateiformat oder nicht zugelassene Signatur enthalten oder in sonstiger Weise nicht bearbeitbar oder ungültig sein, werden wir den Absender umgehend über diesen Umstand informieren, wenn dieser ermittelt werden kann.

Der EA / ES des Landes Thüringen für die EU-DLR unterstützt derzeit nur Signatur- und Verschlüsselungsverfahren, die mit dem Industriestandard „ISIS-MTT“ 100% kompatibel sind. Genauere Informationen sind über

– www.telesec.de/downloads/PKS%20Zertifikatsprofil%202048%20qual%20Sign.pdf zu erhalten.

Die Gesamtgröße einer E-Mail incl. aller Anhänge (Attachments) ist auf eine Größe von fünf Megabyte (MB) beschränkt.

Dateien in unter Punkt 3.3. genannten Formaten können durch Komprimierungsprogramme in den Dateigrößen verringert (gepackt) werden. Komprimierte Dateien nimmt die VG Schlotheim nur als nicht selbstentpackende ZIP-Archive (*.zip) entgegen.

In übersandten E-Mails mit ausführbaren Dateien (z.B. *.exe, *.bat), werden diese Anhänge ungelesen gelöscht. Bei Nutzung der Zugangseröffnung wird das Einverständnis vorausgesetzt, dass die E-Mail auf Viren und Spam überprüft wird. E-Mails, die als Viren klassifiziert worden sind, werden ungelesen gelöscht und nicht weiterbearbeitet. Da in E-Mails, die Computerviren enthalten, in aller Regel die Absenderadressen gefälscht worden sind, erfolgt keine elektronische Rückinformation. Wird beim Versenden keine Virenprüfung mit einem aktuellen Virenprogramm durchgeführt, wird daher eine telefonische Rückfrage zum Eingang der Mail empfohlen.

Wurde eine elektronische Kommunikation über den EA / ES eröffnet, geht die VG Schlotheim davon aus, dass die gesamte Kommunikation auf diesem Wege stattfinden kann, soweit andere Vorschriften dem nicht entgegenstehen.

4. De-Mail

Die Verwaltungsgemeinschaft Schlotheim ist momentan noch nicht per De-Mail zu erreichen.

5. Ansprechpartner

Sollten noch Fragen offen sein, wenden Sie sich bitte direkt telefonisch oder per E-Mail an:

Verwaltungsgemeinschaft Schlotheim
Hauptamt
Markt 1
99994 Schlotheim

Telefon: 036021-98-213
Telefax: 036021-98220
E-Mail: post@vg-schlotheim.de

6. Sicherheitshinweise

Eine rechtsgültige qualifizierte elektronische Signatur kann nur mit Hilfe einer der zugelassenen Signaturkarten erfolgen. Nur dadurch kann die sichere Identitätsfeststellung des Absenders gewährleistet werden.

Der Absender trägt dafür Sorge, dass weder die Karte noch der PIN zur Erzeugung der qualifizierten elektronischen Signatur in den Besitz eines Dritten gelangen.  Alle „elektronisch unterschriebenen“ Dokumente gelten als von dem Absender übermittelt, für den das in der Signaturkarte ausgegebene, gültige Zertifikat ausgestellt ist.

Eine dennoch erfolgte, missbräuchliche Verwendung durch einen Unbefugten gilt als vom Absender ausgeführt, wenn das Zertifikat zum Zeitpunkt der missbräuchlichen Nutzung gültig war. Für den Absender gelten im Übrigen die mit dem Herausgeber der Signaturkarte geschlossenen vertraglichen Vereinbarungen.

7. Gewährleistung / Haftung

Die Nutzung der Adresse www.thea.thueringen.de erfolgt auf eigene Gefahr. Für eventuell auftretende Schäden an Ihrem Computersystem übernehmen wir keine Haftung. Die VG Schlotheim übernimmt keine Gewähr dafür, dass das System stets zur Verfügung steht. Schadenersatzansprüche gegenüber der VG Schlotheim sind ausgeschlossen.

8. Datenschutz

Absender und Betreiber sind verpflichtet, alle persönlichen Daten in Einklang mit den datenschutzrechtlichen Bestimmungen zu behandeln.